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Cómo organizar un evento sin morir en el intento

¿Estáis preparando un evento y no sabéis por donde empezar? Tal vez no sea la solución pero seguro que estos consejos te ayudarán :)

Mucha gente acude a multitud de eventos a lo largo del año, sean gratuitos, pagando o incluso no presenciales ya que, al fin y al cabo, es una manera de sociabilizarse, pasarlo bien y/o hacer negocios. Sin embargo son pocos los que realmente saben cómo organizar un evento, debido a que es mucho trabajo, complicación y constancia que, si no se hacen correctamente, se harán en vano.

1. ¿Quién soy?¿De dónde vengo?¿A dónde voy?

Hay que tener claro quién hace qué y por qué; quién puede echar un cable en qué y a dónde queremos llegar con todo ello.

Como todo en esta vida, ha de haber un mínimo de planificación y, por lo menos, focalizarse en un objetivo. Para empezar es importante saber quiénes van a preparar el evento y de qué se pueden encargar. En el momento en el que se empieza a planificar empieza a haber un gran trabajo de preparación, de ejecución y de captación. Repartir las tareas tiene que ser el primer paso y, si es necesario, contar con profesionales que realicen tareas que uno mismo no podría hacer fácilmente. Una vez se reparten las tareas y se sabe con qué profesionales se va a contar, el siguiente paso es la planificación de hasta 3 objetivos principales del evento. El éxito del evento dependerá de cuán cerca hayamos llegado de ellos.

Una buena puesta en marcha empieza por llamar la atención. Contar con un influencer o tener una buena campaña de notas de prensa puede ser un inicio, pero en eventos locales los flyers o incluso el boca a boca puede ser muy eficaz. Vivimos en un primer mundo muy conectado por lo que es muy fácil darse a conocer pero más difícil, por ello, llamar la atención. Se nos ofrecen los medios, pero hay que saber como hacer resonar nuestro murmullo en un mundo de gritos constantes. Sobretodo hay que recordar que no se puede estar parado. Para poder hacer un buen reclamo, habrá que saber si se va a cobrar por venir al evento, dónde se va a realizar, cuando y con qué propósito. Hay que diseñarlo como si se diseñara una noticia, contestando las 6 W’s.

El próximo viernes 14 de febrero de 2014 a las 11:30 p.m, tendrá lugar una fiesta de la espuma en la discoteca Teca de Valencia, para celebrar el día de los enamorados. Las entradas costarán 10 euros y tendrán una consumición. Si vas con pareja te saldrá gratis. Sólo se permitirá la entrada a mayores de edad.

En el anterior ejemplo podemos ver en verde oscuro cuándo es el evento; en naranja, de qué se trata; en azul oscuro, dónde será; en verde oliva, por qué y en rojo, quién. Además, en morado, tenemos 2 propuestas de valor. Las propuestas de valor añadidas son un incentivo por la participación al evento y una llamada a la acción a tener en cuenta. El evento de por sí ya debe tener alguna propuesta de valor: una conferencia de Carlos Ruíz Zafón, el concierto de Muse, una reunión pastafarista… Esto no quiere decir que, además, se le puedan añadir más propuestas, para invitar a la gente de forma más fácil a asistir.

En cuanto a lo de hacer el evento gratuito o no, aunque también depende de qué clase de evento se trate, es bueno que no sea gratuito o, por lo menos, que si se da una entrada gratis sea porque va a venir otra persona que cubrirá esos gastos de entrada. El valor del evento empieza por los organizadores y esto se ve reflejado en los precios. También hay que saber escuchar al público y conocer la demanda. También se pueden hacer precios escalonados en función de las comodidades que tenga cada entrada o el tiempo que falte para que empiece el evento.

2. El camino hacia el éxito es… esto, erm, ¿ese?

Hay que tener algo presente siempre a la hora de organizar un evento que no hay una formula ganadora. Las cosas pueden salir muy bien, pero la tendencia es que en el camino nos encontremos con muchos problemas por el camino. El éxito no está nunca asegurado, por eso hay que esforzarse por ponérselo fácil y que nos acompañe durante el evento. Que no digan, al menos, que hubo una mala organización. Primero que todo, no prometas mucho, es decir, esconde algunas propuesta de valores. Al final, el principal objetivo que tiene un evento para con sus asistentes es saciar sus expectativas y superarlas, si se puede. Está claro que no puedes contentar a todo el mundo, pero si hay que enfocarse en el público general. También hay que pensar qué podría pasar en el peor de los casos. Es posible que habrá problemas a los que no puedas anticiparte y para los que tendrás que improvisar una solución eficaz, pero estate preparado para todos aquellos casos que hayas imaginado -y sean posibles-. Por ejemplo, en un evento en una discoteca, estate preparado por si hay algún pequeño mareo o disturbio, algo que puede pasar, pero es innecesario tener un plan de acción por si alguien se transforma en zombie o aparece un unicornio rosado.

Los gatitos a lomos de unicornios rosados son TAN monos *.*

3. ¡Cuenta con mi ábaco!

Como ya hemos hecho incapié en el primer punto, cerrar un presupuesto y ceñirse a él es muy importante. Pero para cerrarlo, primero hay que saber qué se va a necesitar. Para que un evento funcione, se va a requerir de un influencer o una buena propuesta de valor y, además, seguramente necesites que algún profesional se encargue de algo que puedas necesitar.

Cerrar un presupuesto es vital, pero recuerda que lo barato sale caro, y que no por estar de moda algo tiene que ser bueno.

En un evento, por lo general, se va a necesitar que haya alguien que mueva a la gente y la anime. Contratar a animadores o incluso un fotomatón puede ser una apuesta acertada. Además, necesitarás a gente que se encargue de controlar que todo salga bien, si no puedes encargarte tu mismo. También necesitarás a alguien que mueva las redes sociales, esté al tanto y se esfuerce por reventar las redes sociales, llegando a la clasificación más alta posible en los Trending Topics. Tras el evento será importante hacer métricas, encuestas y evaluación de cómo ha ido, por lo que contar con alguien que tenga experiencia en el campo del marketing de eventos puede ser un plus post-evento.

Por último, asegúrate de encontrar un método para controlar quien va al evento. Tiene que haber algunas restricciones, incluso si es gratuito, y, por lo menos, ceñirse a un comportamiento básico.

Para saber cómo organizar un evento, también hay que saber quién irá
Ha de haber un control de quién va, o, por lo menos, que se cumpla un régimen de conducta adecuada al evento.

4. Luces, cámara… ¡Acción!

Una vez todos los preparativos estén hechos, se tiene que acentuar la publicidad del evento y enfocarla en el público específico con una buena estrategia offline y online. Se tiene que anunciar en las redes susceptibles a tener la clase de público que buscamos; se tiene que preparar alguna nota de prensa y enviarla a los medios locales, provinciales, nacionales o internacionales, en función de lo grande que sea el evento o a dónde se quiera llegar; se tiene que mover el boca a boca con flyers o bien haciendo grupos en Whatsapp, eventos en Facebook o corriendo la voz anónimamente.

El evento tiene que tener un guión mínimo, que permita también un margen a la improvisación. Además, trata de delegar tareas de vigilancia para que tu también puedas disfrutar del evento.

El evento tiene que tener un planning, es decir, una serie de pasos que tiene que seguir, con un horario que tiene que cumplirse, más o menos, con errores minúsculos. No hace falta que esté todo programado, pero si que se siga un guión base. Como ya hemos contado, si el guión tuviera que variar por algún imprevisto, se tendría que actuar lo más rápido posible para que todo vuelva a la normalidad. La toma de decisiones en estos casos tiene que ser cuanto más rápida, mejor.

Durante el evento, mientras haces un control, trata de disfrutar de lo que está sucediendo. Si es un concierto de rock, disfruta de las actuaciones; si es una conferencia, trata de nutrirte con todo lo que tengas que aprender… Al final, cuando organizas un evento, lo último que tienes que hacer es olvidarte del evento para estar al tanto de todo. Puedes estar al tanto de unas cosas y repartir las tareas de vigilancia entre los que lo han organizado, o bien contratar a alguien que lo haga por ti.

5. Siempre nos quedará París

Tras el evento, para saber si has muerto o no, tendrás que hacer métricas de todos los objetivos que querías conseguir. Por supuesto, tienes que seguir haciendo ruido tras el evento y aprovecharlo para poder ganar suscriptores, clientes o marca. Al fin y al cabo dejar huella nunca está de más y será un buen incentivo para eventos futuros.

No solo lograr tus objetivos, también aprender de los errores y fallos que se han cometido debería ser obligatorio.

Si has logrado todos tus objetivos, enhorabuena. Si los has cumplido parcialmente, tampoco está mal. Si no has cumplido ninguno o relativamente pocos, haz un repaso de las cosas que hiciste y de qué podrías haber hecho para solucionarlo en un futuro. Aprender de estas experiencias es lo mejor que puedes hacer, hayas muerto o no.

En conclusión, saber cómo organizar un evento sin morir en el intento es complicado y, aún sabiendo, no quiere decir que no morirás, por lo que esfuérzate, disfrútalo y aprende todo lo que puedas.


 

¿Qué consejos darías tu a alguien que quiere realizar un evento? :)

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Comments (1)

[…] #Smilers! Después de contaros cómo organizar un evento y no morir en el intento, os queremos hablar de una herramienta que os será muy útil a la hora de hacer los preparativos […]

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